Viktoria Fritz und Prozesse, die unterstützen

Teil 2 des Interviews

Im ersten Teil unseres Gesprächs mit Viktoria Fritz ging es um Haltung, Verantwortung und Führung in einer Phase des Umbruchs und ihr neues Aufgabengebiet. In diesem zweiten Teil richten wir den Blick auf ein Thema, das im Alltag oft unterschätzt wird – und doch entscheidend ist: Prozesse. Genauer gesagt: Prozesse, die nicht verwalten, sondern unterstützen. Prozesse, die Orientierung geben, Arbeit erleichtern und Zusammenarbeit ermöglichen.

Viktoria Fritz leitete bisher die Stabsstelle für Prozess- und Projektmanagement im PBZ Tulln. Zusätzlich hat sie kürzlich interimistisch die Verantwortung für den Bereich Wirtschaft und Support übernommen sowie die Funktion der stv. kaufmännische Direktorin. Ihre Perspektive ist geprägt von Praxisnähe, Erfahrung aus anderen Häusern und einem klaren Verständnis davon, wem Prozesse letztlich dienen sollen.

Das Interview mit Viktoria Fritz wurde von Jürgen Dostal (PROCONSENS.AT) geführt.

Viktoria Fritz über neue Prozesse, die kein Selbstzweck sind, sondern die Zusammenarbeit erleichtern.

„Ich sehe meine Aufgabe darin, zu unterstützen“

JD: Frau Fritz, wenn Sie Ihre aktuelle Rolle in einem Satz beschreiben müssten – was tun Sie?

Viktoria Fritz: Ich unterstütze überall dort, wo ich kann, und helfe mit, Prozesse zu verbessern und zu vereinfachen, damit Zusammenarbeit gut funktioniert.

„Prozesse sind kein Selbstzweck. Sie sollen den Menschen die Arbeit erleichtern – nicht komplizierter machen.“

Dieser Zugang zieht sich durch das gesamte Gespräch. Prozesse versteht sie nicht als Kontrollinstrument, sondern als Mittel, um Klarheit zu schaffen – besonders in einer Organisation, die aktuell auf mehrere Standorte aufgeteilt ist.

Aufnahmeprozesse: Weniger Papier, mehr Klarheit

Ein zentrales Beispiel ist das Aufnahmemanagement für neue Bewohnerinnen und Bewohner. Gerade in der aktuellen dislozierten Situation zeigt sich, wie wichtig saubere Prozesse sind.

JD: Wo lagen aus Ihrer Sicht die größten Herausforderungen im Aufnahmeprozess?

Viktoria Fritz: Die größte Herausforderung ist, dass Verwaltung und Pflege nicht an einem Ort sind. Umso wichtiger ist es, dass alle auf dieselben Informationen zugreifen können – ohne Umwege, ohne Unsicherheit.

Konkret bedeutet das: Weg von mehrfach geführten Papierakten, hin zu einer zentralen digitalen Bewohnerakte. Früher existierten parallel eine Akte in der Verwaltung, eine in der Pflege und zusätzlich digitale Dokumente im System. Redundanz, unnötiger Aufwand und Fehlerquellen waren die Folge.

„Wenn Informationen an drei Orten liegen, entsteht keine Sicherheit – sondern Unsicherheit.“

Heute werden neue Aufnahmen konsequent digital abgewickelt. Pflege und Verwaltung greifen auf dasselbe System zu, Dokumente sind eindeutig zugeordnet, Zuständigkeiten klar.

Veränderung braucht Erklärung – und Beteiligung

JD: Veränderung löst oft Widerstand aus. Wie haben die Mitarbeitenden reagiert?

Viktoria Fritz: Ehrlich gesagt habe ich mit mehr Widerstand gerechnet. Natürlich gab es anfangs Sorgen, vor allem in der Pflege – die Angst, dass es mehr Arbeit wird. Aber durch Erklären, Vorzeigen und Einbinden hat sich das schnell gelegt.

Besonders wirksam war, Mitarbeitenden Verantwortung zu übergeben. Eine Kollegin aus der Verwaltung entwickelte eigenständig digitale Checklisten, brachte Ideen ein und gestaltete den Prozess aktiv mit.

„Sobald Menschen merken, dass sie mitgestalten können, entsteht Motivation – ganz von selbst.“

Ein Detail zeigt, wie praxisnah gedacht wird: Originalbefunde bleiben künftig bei den Bewohnerinnen und Bewohnern. Gescannt wird, was nötig ist – nicht mehr. Auch das ist Prozessqualität.

Grenzen der Digitalisierung – und der Realität

Nicht alles lässt sich sofort digitalisieren. Ein Beispiel ist der Meldezettel, der aktuell noch im Original unterschrieben werden muss und physisch zwischen Standorten wandert.

JD: Wie gehen Sie mit solchen Grenzen um?

Viktoria Fritz: Wir akzeptieren, was derzeit nicht geht – und arbeiten gleichzeitig daran, Lösungen zu finden. Wichtig ist, dass Prozesse insgesamt stimmiger werden, auch wenn einzelne Schritte noch analog sind.

Der Blick bleibt dabei stets realistisch, aber lösungsorientiert.

Prozesse als Support für die Pflege

Ein zentraler Punkt im Interview ist das Selbstverständnis der Verwaltung.

JD: Sehen Sie Verwaltung als Dienstleister für die Pflege?

Viktoria Fritz: Ja, ganz klar. Wirtschaft und Verwaltung sind Supportprozesse für unsere Hauptaufgabe – die Pflege. Das heißt nicht, dass alles möglich ist. Aber es heißt, dass wir unterstützen, wo es sinnvoll und hilfreich ist.

Dieses Verständnis prägt auch den Blick in die Zukunft: engeres Zusammenarbeiten, mehr gegenseitiges Verständnis, weniger Zuschreibungen.

Fazit

Was dieses Gespräch deutlich macht: Gute Prozesse entstehen nicht am Schreibtisch. Sie entstehen im Dialog, durch Zuhören, durch Ausprobieren – und durch die klare Haltung, dass Prozesse den Menschen dienen müssen.

Oder, wie Viktoria Fritz es indirekt formuliert: Unterstützung ist kein Schlagwort. Sie ist eine tägliche Entscheidung.